Read & Signs Modul

Mit dem Read & Signs Modul können vordefinierte Empfängergruppen einfach und schnell mit Dokumenten versorgt werden, deren Kenntnisnahme im Unternehmensprozess notwendig ist. Die versendeten Dokumente sind mit einer Funktion für die Lesebestätigung ausgestattet. Eine Adressverwaltung regelt die Zuordnung aller Lesenden zu bestimmten Abteilungen und auf Wunsch weiteren Unterkategorien. So wird sichergestellt, dass nur die Dokumente zur Kenntnisnahme ausgeliefert werden, die für den jeweiligen Mitarbeiter relevant sind. Die Kenntnisnahme wird durch erneute Passworteingabe signiert und anschließend vom System erfasst. Der Versand allgemeiner Informationsmaterialien ohne notwendige Lesebestätigung ist ebenso möglich.

Was kann es?

• individualisierbares Online-Portal im Kunden-CI auf Basis von CMS Contao 4
• Backend für Dokumentverwaltung, Upload und Versand
• automatischer Versand von E-Mails und Dokumenten
• Lesende sind bestimmten Abteilungen zuzuordnen (z. B. Flug- und Bodenpersonal)
• Administratoren sind ebenfalls Abteilungen zugeordnet und können nur diesen Dokumente zusenden
• jeder Hauptabteilung lassen sich weitere Unterkategorien zuordnen (z. B. Flugpersonal mit Piloten und Bordpersonal)
• Lesebestätigung per Passworteingabe
• automatische Erinnerung an notwendige Lesebestätigung per E-Mail
• automatischer Abschlussbericht als Excel-Tabelle an den jeweiligen Administrator
• optionale Erweiterung um Fristsetzung für die Lesebestätigung

Wie arbeiten Sie damit?

Das System wird mit einer an die CI (Logo, Farben, Headgrafik) anpassbaren, passwortgeschützten Online-Oberfläche ausgeliefert, die den Lesenden dazu dient, die Dokumente zu lesen und zu bestätigen. Die Administratoren erhalten Zugriff auf ein passwortgeschütztes Online-Backend, das das Hochladen und den automatisierten Versand der Dokumente zulässt – Standardformat ist PDF. Eine Redakteursverwaltung regelt die Zugriffsbereiche auf die Personal-Abteilungen für jeden Administrator.

Nach Versand eines Dokumentes werden alle betreffenden Mitarbeiter per E-Mail darauf hingewiesen, mit der Bitte, dieses zu unterzeichnen. Nach einem definierbaren Zyklus (z. B. täglich) werden alle Mitarbeiter erinnert, die noch nicht unterzeichnet haben. Der zuständige Administrator erhält nach einem ebenfalls definierbaren Zyklus (z. B. wöchentlich) eine E-Mail mit dem Status der Lesebestätigungen. Nach Eingang aller Bestätigungen erhält er automatisch einen Abschlussbericht samt Excel-Tabelle, aus der das Dokument, die Mitarbeiter sowie das Datum der Lesebestätigung hervorgehen. Zusätzlich kann er die Bestätigungen manuell bearbeiten.

Workflow

• Dokument hochladen
• Abteilung wählen (ggf. Unterkategorien)
• nach Bestätigung automatischer E-Mail-Versand an alle betreffenden Personen
• Dokument wird im Online-Portal bereitgestellt
• nach Einloggen können die Dokumente eingesehen werden
• Lesebestätigung über Button mit erneuter Passworteingabe
• bei Nichtbestätigung regelmäßige Erinnerung per E-Mail
• bei vollständiger Bestätigung Abschlussbericht mit Nachweis als Tabelle

Geht noch mehr?

Optional ist die Fristsetzung möglich. Der Administrator kann vor dem Versand eine Frist angeben, bis zu der das Dokument gezeichnet werden muss. Diese Frist wird in die Benachrichtigungs- und Erinnerungs-E-Mails übergeben. Mit Ablauf der Frist erhält der Administrator den Abschlussbericht, aus dem dann auch fehlende Bestätigungen hervorgehen.